การจัดสิ่งแวดล้อมเพื่อระบบสำนักงานอัตโนมัติ

การจัดสิ่งแวดล้อมเพื่อระบบสำนักงานอัตโนมัติ
คือ ส่วนหนึ่งขึ้นอยู่กับบรรยากาศในการทำงาน ช่วยประหยัดเวลา การมีระบบ การจัดเอกสารข้อมูลอย่างมีระเบียบ โดยเฉพาะกลุ่มผู้บริหารซึ่งคอยสั่งการให้ใช้ปัจจัยต่างๆ และมีประสิทธิภาพ ปัจจุบันต้องการความแม่นยำฉับพลันทันทีด้วยความต้องการที่จะดำรงอยู่ และก้าวเป็นผู้นำทางธุรกิจ ทุกคนพยายามใฝ่หาวิธีการจนกระทั่งได้พบระบบสำนักงานอัตโนมัติ ( Office Automation หรือที่เราเรียกว่า OA )นักบริหารจึงใช้ OA เป็นประโยชน์เพื่อที่จะใช้ในการแก้ไขปัญหาอื่นๆ เช่น สร้างสรรค์ผลิตภัณฑ์เทคโนโลยี หรือระบบงานใหม่ๆ

ความสำเร็จของการสร้างสำนักงานอัตโนมัติ หรือ OA ทำให้งานสะดวกขึ้น ดัวนั้นเมื่อที่จะนำระบบ OA เข้ามาใช้ในสำนักงานจะต้องจัดเตรียมสิ่งต่างๆ ดังนั้นปัจจัยที่ต้องคำนึงถึง คือ
1. ระบบงานที่จะนำมาใช้ว่าเป็นระบบชนิดใด
2. จำนวนผู้ปฏิบัติงานลักษณะทำงานของแต่ละคน
3. การเลือกและกำหนดพื้นที่ว่ามีขนาดเท่าใด
4. การเลือกเฟอร์นิเจอร์ อาจใช้แบบสำเร็จก็ได้

โปรแกรมประยุกต์

ความหมาย คือ สถานที่แห่งหนึ่งซี่งอาจเป็นห้องเดียวหรือหลายห้อง จะมีขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ก็ได้ อาจเป็นสถานที่สำหรับทำธุรกรรมต่างๆ หรือเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานหรือควบคุมการดำเนินงานโดยอาศัยสารสนเทศเป็นเครื่องมือ โดยมีหน้าที่รับข้อมูลจากผู้หนึ่งมาประมวลผลแล้วส่งไปให้อีกผู้หนึ่ง การจำแนกข้อมูลหรือเอกสารในสำนักงานตามลักษณะและประเภท ลักษณะ ได้แก่ คำสั่ง เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า ใบขอถอนเงิน, รายงาน เช่น รายงานผลประกอบการ รายงานโครงการ รายงานความคืบหน้าโครงการ,บันทึกช่วยจำ ,ข่าวและประเภท ได้แก่ เอกสารพิมพ์,เสียง เช่น โทรศัพท์ ,ภาพลักษณ์ เช่น แผนภูมิ, สื่อที่คอมพิวเตอร์อ่านได้
ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ
ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะการจัดเตรียมเอกสารกระดาษ การจัดส่ง การรับ การจัดเก็บและการทำลาย รวมทั้งงบประมาณในการจัดจ้างผู้ดำเนินการในแต่ละขั้นตอน การเพิ่มประสิทธิภาพในสำนักงาน ลดขั้นตอนเวลาในการพิมพ์ผิด การตรวจสอบแก้ไข ปรับปรุง ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องรวดเร็วขึ้น เนื่องจากความถูกต้องแม่นยำ และความรวดเร็วในการสืบค้น ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงานและหน่วยงานมากขึ้น เนื่องจากมีสำนักงาน เครื่องมืออุปกรณ์ที่ทันสมัย รวดเร็วประหยัดเวลาในการทำงาน หน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณ์ที่ดี สำหรับหน่วยงานภายใน ที่ได้รับการบริการและการติดต่อสื่อสารที่ถูกต้องรวดเร็วทันสมัย
เทคโนโลยีหลักสำนักงานอัตโนมัติ
1.เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์
-ซูเปอร์คอมพิวเตอร์ มีสมรรถนะสูง ราคาแพง เหมาะสำหรับงานวิจัยทางวิทยาศาสตร์
-เมนเฟรม บันทึกและจัดเก็บฐานข้อมูลขนาดใหญ่ เหมาะสำหรับหน่วยงานธุรกิจขนาดใหญ่
-ไมโครคอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล มีขนาดเล็ก นิยมใช้เป็นลูกข่ายในระบบเครือข่าย
2.เทคโนโลยีโทรคมนาคม
-เทคโนโลยีโทรคมนาคมพื้นฐาน
-ระบบโทรศัพท์ ปัจจุบันมีโทรศัพท์พีซีที เป็นโทรศัพท์ไร้สายซึ่งสามารถถือติดตัว โทรศัพท์มือถือ รวมไปถึงการใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาควบคุมการใช้โทรศัพท์ ที่เรียกว่า เทเลโฟนี (telephony)
-ระบบโทรสาร เป็นอุปกรณ์สำหรับส่งภาพลักษณ์ของเอกสารในสำนักงานผ่านระบบโทรศัพท์จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง
-ระบบประชุมทางไกล
-ระบบสื่อสารข้อมูล เป็นการส่งข้อความ หรือข้อมูลผ่านระบบโทรคมนาคมระหว่างสถานที่สองแห่ง ประกอบด้วยอุปกรณ์สำคัญ 3 ส่วน คือ ส่วนรับ/ส่งข้อมูล,ส่วนแปลงสัญญาณ,ส่วนการสื่อสาร
3.เทคโนโลยีสำนักงาน
- เครื่องพิมพ์ดีด
-เครื่องถ่ายเอกสาร
-เครื่องบันทึกเอกสารลงบนไมโครฟิล์มและเครื่องอ่านไมโครฟิล์ม
-เครื่องบันทึกเอกสารลงสื่ออิเล็กทรอนิกส์
4. เทคโนโลยีภาพกราฟิก งานประมวลภาพกราฟิกเป็นงานที่เกี่ยวกับการนำเอกสารมาสแกนเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์เพื่อนำมาบันทึกบนสื่อบันทึก หรือแสดงบนจอภาพ หรือส่งไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นเช่นเดียวกับโทรสาร บางกรณีต้องการเปลี่ยนภาพกราฟิกให้เป็นข้อความสำหรับนำไปใช้งานอื่นๆ จึงจำเป็นจะต้องใช้โปรแกรมประเภทโปรแกรมรู้จำอักขระด้วยแสง (Optical Character Recognition,OCR) 5. ระบบอินเทอร์เน็ต ซึ่งเป็นวิธีการสื่อสารที่เป็นมาตรฐานง่ายๆ ซึ่งสามารถจัดสร้างขึ้นให้ผู้ใช้เครือข่ายคอมพิวเตอร์เข้าถึงได้ และมีการกำหนดการทำงานกับเอกสารที่เป็นมาตรฐานและใช้กันอย่างกว้างขวาง ยังมีการนำแนวคิดและเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตไปใช้กับการจัดระบบเครือข่ายอื่นๆ ได้แก่ ระบบอินทราเน็ต และระบบเอกซ์ทราเน็ต

วิชา

วิชา โปรแกรมประยุคต์ด้านการจัดการสำนักงานอัตโนมัติ

ยิ้มเข้าไป

ยิ้มแล้วโลกสดใส
ยิ้มแล้วเราสุขใจ
ยิ้มแล้วหัวเราะไป
ยิ้มยังไงไม่มี..อารมณ์...........